Если ты с трудом справляешься со всеми имейлами, приходящими на рабочую почту, присмотрись к философии inbox zero.
Надо признать, мы перегружены электронными письмами. В 2022 году последние данные показывали, что в глобальном масштабе количество отправляемых и полученных электронных писем в день в 2023 году составит 347,3 миллиарда. А в 2024 году этот показатель еще больше увеличится и достигнет 361,6 миллиарда. Стоит ли тогда удивляться, что среднестатистический офисный работник, по-видимому, получает 121 электронное письмо и отправляет около 40 каждый день?
Нас постоянно прерывают уведомления электронной почты, а чаще всего там даже нет ничего важного. Зато потом, согласно исследованиям, вернуться к тому, чем ты занималась до того, как пришел имейл, займет около 20 минут. Но каково решение? Нам всем следует принять философию inbox zero.
В чем смысл?
Грэм Олкотт — автор книги «Как стать ниндзя продуктивности» (How To Be A Productivity Ninja) –— предположил, что политика inbox zero («ноль входящих») — лучший способ справиться с переполненным почтовым ящиком. Ноль не означает, что твой почтовый ящик всегда будет пуст. Это относится ко времени, которое ты будешь проводить в своей почте.
«Целью должно быть управление вашим вниманием, а не вашими электронными письмами», — объясняет Грэм в интервью The Guardian. «Ключевая часть системы inbox zero заключается в том, чтобы сделать все возможное, чтобы привлечь ваше внимание к наиболее важным и приносящим удовлетворение вещам. Если это означает, что время от времени что-то идет наперекосяк, пусть будет так. Ваша задача не в том, чтобы хорошо работать с электронной почтой, а в том, чтобы использовать электронную почту для хорошего выполнения своей работы».
И есть несколько советов, как к этому прийти:
- Держи свою почту закрытой большую часть дня. Не включай ее в фоновом режиме, а открывай лишь в запланированные моменты — когда ты реально будешь готова и сможешь заняться своим почтовый ящиком.
- Выделяй 20-30 минут в день на просмотр своей почты.
- Раздели все письма на следующие категории: удалить, делегировать, ответить, отложить или сделать.
Как понять, к какой категории относится письмо?
Удалить: имеет ли это электронное письмо отношение к тебе? Требует ли это каких-либо действий от твоего имени? Если ответ отрицательный, то немедленно удали его из своего почтового ящика.
Делегировать: ты единственный и лучший человек, который справится с этим запросом? Если ответ отрицательный, перешлите его тому, кто может это сделать (конечно, поставь в копию и добавь в папку «Делегированные», чтобы проконтролировать выполнение позже).
Ответить: можешь ли ты ответить на имейл за две минуты или меньше? Если да, сделай это сейчас же.
Отложить: это займет больше двух минут? Помести в папку «Требуется действие», если это так, и двигайся дальше, пока не будешь готова приступить к выполнению.
Сделать: то же самое, что и с «ответить». Если ты можете выполнить запрос по электронной почте в течение двух минут, сделай это.
Фото: Pexels
